団体予約システムで運用管理をスマート化
～ あらゆるシーンに対応した予約管理システム ～
時間制来館者システムとは
イベント・セミナー運営における、あらゆる情報を一元管理するための「MICEコネクト」をベースに構成された、博物館、美術館など見学施設をはじめ講習会、展示会、イベント会場、ショールームへの来場者を時間帯にて予約管理ができるイージーオーダー型ASPサービス（Webシステム）です。
『団体予約管理システム』サービスページを追加しました～ こちらもご覧ください ～
団体予約は独自の入力フォームに対応
文化施設をはじめ見学施設などの団体予約・団体申込は、独自の申込フォームをWEBサイトから入手してペーパーへ印刷した後に記入し郵送もしくはFAXやメール経由で受領するスタイルでした。さらに教育団体の場合など学校名や学年、生徒、引率等の人数登録やバスの台数、昼食の有無、雨天の予定など必要な入力項目が多いうえに変更も多く管理もたいへんでした。「MICEコネクト時間制来館者システム」は一般団体と教育団体を独自の入力フォームに対応することで、システム化しても違和感なく運用できます。またASPサービスなのでインターネットに接続すればテレワークでもスマートに運用できるだけでなく、施設内でのナレッジ化も可能となり運用効率も大幅にアップします。システムに記録された情報はいつでも出力でき集計や分析にも有効です。なお導入以降も状況変化に応じて追加オプションなどにも柔軟にカスタマイズ対応できるので安心して導入いただけます。
団体予約の運用イメージ
団体予約は、図のとおり申込を受付してから施設管理者が確定処理するまでは、予約完了にはなりません。
① 団体予約は、この段階では予約確定ではなく、リクエスト（予約申込）状態です。
② 施設様は、管理画面から内容に問題がなければ予約確定処理をします。
予約者様と別途調整して予約内容を編集して予約確定処理することも可能です。
③ 予約者様へ予約完了メールが届いて予約完了です。
内容がNGの場合は、管理画面からキャンセル処理するとキャンセルメールが予約者様へ送信されます。
<<導入メリット>>
団体予約の運用業務がスマート化され大幅に効率化！
システム化することで、従来のペーパーのやり取りをはじめ、施設内の情報共有や各種調整などの付帯業務が大幅に改善します。
管理画面から日、時間帯単位で団体予約状況を一目で確認したり、リクエスト内容の更新や代理予約なども対応しています。
また、システムへ記録された情報はcsv形式で出力できるので、年度集計や分析などにもスピーディーに処理することが可能となります。
日付別の時間帯単位で人数制限できます。
団体予約は、独自の時間帯が登録できるほか、シーズンや状況に応じて利用人数を制限することができます。
また、運用中でも急な状況変化に応じて人数制限の増減が可能なので、想定外なケースが発生しても柔軟に対応ができます。
団体予約の受付方法は、リクエスト方式と確定方式から選択。
団体予約は、申込受付時に即時確定（制限人数内に限る）する確定方式と、一時保留した状態から内容を確認後に確定処理するリクエスト方式のいずれかを初期設定で選択して運用することができるので、施設毎に異なる運用スタイルに合わせた導入ができます。
<<システムの特長>>
予約状況は一目でチェック
施設管理者は、システムの管理画面から月次、日次、時間帯単位に予約状況を一目で確認することができます。
一般個人予約と併用いただくことで全体の予約状況などを確認することができ管理面においても非常に有効となります。
時間帯は自由にアレンジ
一定間隔の時間単位だけでなく、テキスト入力で自由に時間帯の表現が可能です。
例）親子教室（午前の部）、親子教室（午後の部）、、などの予約も一緒に運用できます。
※予約時に選択できる時間帯は、択一方式だけでなく選択上限数を設定することも可能です。
きめ細かな運用設定
時間帯ごとの予約制限数をはじめ、予約開始・締切日時の他にも、選択できる時間帯の個数などが設定できるため、きめ細かい運用がおこなえます。
※任意の時間帯だけ制限人数の増減なども可能です。
導入後の拡張も安心
導入後の拡張性も高く、入力フォームの変更や運用変更など様々な状況の変化に応じて柔軟に対応いたします。
<<カスタマイズ事例>>
【導入事例】 某県立テーマ博物館 様 2021年5月
～ 当日の入館受付チェックをスムーズに行いたい ～
当日受付機能（基本機能）を拡張カスタマイズすることで解決。
来館予約された大勢のお客様が来館されるシーンにおいて、入口ゲートの混雑は、お客様にもスタッフにとっても大きなストレスになります。
MICEコネクト時間制来館者システムに基本実装する当日受付機能により、お客様のスマホに表示する当日受付ページのＱＲコードをスキャンする事で瞬時にシステムへ入館日時を記録する事が可能ですが、クライアント様のご要望により、受付時にスタッフが携行するタブレットPCへ必要な予約情報を表示させ、予約日時と受付回数のアラートチェックおよび来館人数の訂正を簡単に行える様に拡張カスタマイズさせていただきました。
これにより、入館受付時のチェックに加えてより正確な入館記録をスムーズに行う事ができる様に対応させていただきました。
