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学校団体などの団体ツアー予約・申込管理

団体予約管理システム

団体ツアーの申込受付をオンライン化
申込情報の一元管理による業務環境の改善
予約状況の共有化による業務効率の向上

教育旅行としての「学校団体」や観光ツアーとしての「一般団体」の他、海外からの「インバウンドツアー」の申込受付の管理が行え、施設ごとの様式に対応することができるカスタマイズ可能なサービスです。 また、申込ファイルの転送形式やメールフォームでのお問い合わせ形式とは異なり、データベースを利用した予約情報の一元管理が実現でき、業務環境の改善にお役立ていただけるサービスです。

団体予約管理システムとは
MICEコネクトサービスにおいて
団体の受け入れに特化した予約管理システム

団体予約の受付時に
このような問題を抱えていませんか?

  • 電話やFAXの対応に追われて大変

  • 空いている時間枠に誘導するのがストレス

  • 申込内容の過不足があり
    フォローに時間がかかる

  • 変更やキャンセルごとに申込書を修正するのが面倒

  • 予約情報を各担当者と共有するのに手間がかかる

  • システム化を検討したがマッチするものがない

  • 予約受付開始日時をシーズン毎に変えられない

  • ペーパーレス化から脱却できない

団体予約管理システムを利用すると

  • データベースを利用したWeb予約システム化
  • ご要望に応じたカスタマイズ
  • どなたでもご利用可能なシンプル画面
  • 予約カレンダー機能で全体を可視化
  • FAXや郵送物を削減してスマートな運営

申込書類などをメールで送信するファイル転送形式やメールフォームでのお問い合わせ形式とは異なり、データベースを用いたWebシステムのため、予約情報の一元管理と併せてスタッフ間での情報共有を同時に行うことができ、さらなる業務環境の改善にお役立ていただけるサービスとなります。

団体予約管理システムはイージーオーダー型のクラウドサービスなため、施設オリジナルの申込フォームをはじめ、台帳感覚の予約リストなどのカスタマイズが可能です。導入後も状況変化に応じて機能を拡張できますのでご安心ください。管理画面も非常にシンプルな設計なため、簡単にご利用いただけます。

月次単位の予約状況を予約カレンダー機能を追加することで可視化することができ、リクエスト受付や予約確定などの予約処理もスムーズに行え、修正内容は即座にスタッフ間で共有が可能です。

ファイルアップロード機能を利用すると、予約者は受付メールに記載のURLより書面のPDFファイルなどを簡単にアップロードできます。予約を確定する際などに必要な押印書類のFAXや郵送物を削減しながら事務局様の予約管理業務も軽減することが可能です。

サービスポイント

ご利用ポイントの紹介

学校団体における遠足や校外学習、修学旅行などでの来訪先としての申込受付や、インバウンドでの海外からの団体ツアーの予約時に発生するPDF・Wordファイルなどでの申込書対応、メールフォームからの問い合わせ対応などの業務を団体予約管理システムに置き換え、予約情報を集約することが可能です。

予約情報はデータ出力も可能なため、エクセル等で独自のデータ集計や分析にも活用いただけます。

申込入力フォームは学校団体用や一般団体用などにカスタマイズできるため、システム導入以前のオペレーションと同様に違和感なく運営業務を行えます。

申込書類のペーパーレス化を実現できるため、団体申込の受付業務をテレワークで行うことも可能です。

・予約リストを従来の台帳と同じようにカスタマイズ

予約リスト内の項目に来場人数の内訳やバス台数など追加表示し、従来利用していたエクセル同様にシステム内で確認できるように調整することも可能です。

・オプショナルツアーやオプション選択項目の調整

見学ツアーや付帯設備のご希望など、オプション申込への対応が可能です。さらにオプションの選択肢や項目を来場日に合わせて切り替え表示することも可能です。

・管理者からの予約回答をシステム化

予約受付後、管理者より確定した予約内容をメールにて案内することができます。また、来場団体に合わせた割引額を適用した最終金額のご案内を予約確定内容としてメール送信することもできます。

・団体の入館と退館を管理

入館日時と退館日時をシステム内に記録できるため、今後の団体予約の方針や活動データとしてお役立ていただけます。

・とにかく操作が簡単でシンプル

PC操作に不慣れな方でもマニュアルレスでご利用いただけます。一度、管理画面で予約情報の更新を行っていただければご理解いただけます。もちろんユーザー側の申込画面もシンプル遷移なため、迷うことなくご利用いただけます。

団体予約管理システムの特徴

  • スマホでQRコードを表示すれば
    スピーディーに受付完了

    QRコードを使用した当日の受付管理機能を標準搭載。 QRコードを市販のリーダーで読み取るだけで来場受付記録を簡単に保管できます。

  • マニュアル不要
    シンプルな遷移

    予約希望の枠選択から予約フォームでの入力、予約完了まで感覚的に操作が出来るため、 予約画面で迷子になりません。

  • 時間枠はテキスト入力
    在庫管理も出来る

    業種・業界を問わず、目的に併せて時間枠や来場枠をテキストで自由に入力ができ、 枠単位の在庫管理もできます。

  • 予約管理したい時間枠ごとに
    予約開始/終了日時の設定が可能

    運用に合わせた時間枠ごとに、予約受付の開始と終了日時を細かく設定できます。 （「時間帯一括登録」機能搭載）

  • マイページ不要でシンプル予約
    ID/Password管理が不要

    予約後の再ログインは不要。メール内容に記載されたURLより予約のキャンセルや 当日の来場受付用のQRコードの表示が行えます。

  • 簡単、便利な管理画面
    予約状況も集計やリストで管理

    予約情報を一元管理しながら共有できます。 感覚的な操作で情報確認や編集が可能です。（「代理予約」機能搭載）

その他便利な機能
  • メールアクティベーション

    メールアドレスによる事前本人確認を「する」「しない」の選択が可能

  • 予約枠の複数選択設定

    選択できる時間枠や来場枠は「択一方式」「複数方式」の選択が可能

  • 空き状況の表示設定

    カレンダー内に「〇△✕」「数値（残数）」の残数表示が可能

  • 予約形式の設定

    予約受付の運用方法に応じて「確定予約」「リクエスト予約」の選択が可能

  • 管理者の代理予約

    Web予約が出来ないお客様に代わり管理者による代理予約が可能

  • 管理用メール通知

    予約申込者へ送信する自動メールを管理者へも同時に送信することも可能

  • コメント欄編集機能

    予約画面毎に表示される注意書き等のコメント欄テキストの変更は管理画面から編集可能

  • 予約情報の出力機能

    予約情報の記録データはCSV（Excel）形式でダウンロードが可能

  • 予約カレンダー機能

    月内の予約をカレンダー形式で情報共有が可能（オプション）

  • ファイルアップロード機能

    予約者から必要な書類をアップロードすることが可能（オプション）

テーマ観光施設様でのご活用シーン

  • 3種類の団体予約管理をシステム化
  • 予約カレンダー機能による情報共有
  • 将来を見据えたカスタマイズ計画

テーマ観光施設における学校団体をはじめ、一般団体やインバウンドツアーの団体管理までをシステム化することで、情報共有と業務効率化のお手伝いをさせていただきました。押印書類が必要なシーンでは、ファイルアップロード機能を採用いただくことで、従来のFAXでのやりとりからくらべ管理画面を操作するだけのスマート運用を実現しました。

※写真はイメージとなります。

さまざまなケースのご相談や
導入事例のご紹介

  • ※写真はイメージとなります。

    企画展の一般予約に採用
    ＜県立美術館様＞

    「とにかくシンプルな予約サービスを探している。」とのお話から採用が決定。人気企画展では予想を超える勢いでしたが、混雑することなく分散することができました。心配されていた当日受付もQRコードを読み取るだけでスムーズな運用ができたと評価をいただきました。

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    記念イベント予約に採用
    ＜市立美術館様＞

    記念イベントの予約システムとしてスピード導入。人気アニメとのコラボレーションもあり大盛況でした。急遽、エントリー後に抽選する方式に切り替える決定がございましたが無事にシステム対応することができ、迅速な対応について評価をいただきました。

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    駐車場予約の実証試験として採用
    ＜観光施設様＞

    観光施設の駐車場の時間帯予約のテスト導入。駐車場利用のハイシーズンのキャパシティーオーバーによる渋滞の緩和を行うことができました。フレキシブルな時間帯設定に加え、QRコードによる当日受付機能なども自治体関係者様から高い評価をいただきました。

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    一般来館予約に採用
    ＜大規模テーマ博物館様＞

    予約管理と来場受付の課題解決のために導入。オンライン予約の内容と実際の来訪にギャップがないかを確認するための受付確認機能と当日の人数や受付日時の記録を現場で即時に修正するための受付修正機能をカスタマイズにて対応をさせていただきました。

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    展望エレベーターの団体申込に採用
    ＜国営公園様＞

    展望エレベーターの団体申込管理システムとして導入。団体申込票（紙）の電子化のみならず、情報共有などもWeb上の管理画面で一元管理できたため、紙資料による担当者間での共有ロスも改善され、運営業務全般の効率化に向けたお手伝いをさせていただきました。

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    水族館の団体予約に採用
    ＜水族館様＞

    水族館の学校団体と一般団体の申込管理システムとして採用していただきました。入館と併せて体験オプションの予約申込にも対応。従来の予約台帳と違和感のないように管理画面もカスタマイズ対応。団体管理における情報共有化と業務効率化のお手伝いをさせていただきました。

    ご利用前の気になるポイント

    従来の申込書と同様に業務を運営できますか？

    ご要望に応じて従来の申込書と同様に独自の入力フォームにカスタマイズが可能なため、導入後も違和感なくスムーズに申込管理業務を運営できます。

    申込フォーム内に料金欄を設けることは可能ですか？

    自動計算の料金欄を申込書同様にカスタマイズすることが可能です。確定料金のお知らせにも対応しており、ご担当者様にて予約情報の確認と最終決定料金を調整した後に申込者へメールにてご案内することも可能です。詳しくは、お気軽にご相談ください。

    学校団体と一般団体とを分けて団体申込を管理したいのですが可能ですか？

    対応可能です。「学校団体」と「一般団体」もしくは「団体予約」と「個人予約」など、共通の管理画面で一元管理できます。様々な利用シーンにあわせてご利用いただけますので、お気軽にお問合せください。

    予約内容の変更やキャンセルはどうなりますか？

    予約変更は管理画面から実行可能となります。変更処理後、お客様へシステムよりメールを送信することも可能です。キャンセルはお客様に届くメール内のキャンセルURLからキャンセル画面へアクセスしてキャンセルを実行することが出来ます。

    時間枠の予約ではなく、コース名やツアー名などでの予約は可能ですか？

    予約カレンダー内の時間枠表示は、テキストで自由に入力できるため、時間枠の代わりに「●●コース」「▲▲ツアー」のようなご利用も可能です。また人数制限の他、申込の受付開始日時と終了日時などをきめ細かく設定できます。既にスケジュールが決まっていれば一括登録も可能です。

    レストラン、駐車場、料金精算などの各担当者と予約情報を共有できますか？

    団体予約管理システムの管理画面から予約情報を確認できます。また、CSVやエクセルファイル形式で対象日の予約情報を出力できるため、必要に応じてファイルを加工しながら共有または印刷して配布する方法などもございます。詳しくはお気軽にお問合せください。

    管理画面のユーザー登録数に制限はありますか？

    管理画面へのユーザーアカウント数の制限は特にありません。情報セキュリティ上、共通アカウントのご利用ではなく、管理者様個々にアカウント登録していただくことを推奨しております。詳しくはお気軽にお問合せください。

    団体予約管理システムを複数拠点で導入することは可能ですか？

    単体でのご利用から複数箇所、全国の各拠点で開催される見学ツアーなどでのご利用が可能です。予約情報内に個人情報を管理することもありますので、各拠点での導入を推奨しております。導入する団体予約管理システム数に応じてボリュームディスカウントプランも別途用意しております。お気軽にお問い合わせください。

    民間のレストランやお土産店、企業ミュージアムでの利用は可能でしょうか？

    様々な民間施設様でご利用可能です。ご来訪の申込に必要な予約カレンダー内の予約枠表示は、日付毎にテキストで自由に入力できるため、「●●コース」「▲▲ツアー」「●●鑑賞」のようなご利用も可能です。また、申込フォーム内の入力項目はカスタマイズが可能なため、人数のみならず観光バスの台数管理等にもお役立ていただけます。

    QRコードによる当日受付で来場管理を行う際、何か必要なものはありますか？

    QRコード（二次元バーコード）を読取るスキャナーやリーダーと呼ばれる機材/機器が別途必要になります。この機材は専用リーダーやタブレットではなく、市販のリーダーからご利用が可能なため、導入コストを削減できます。QRコードリーダーをご利用の際、団体予約管理システムの管理画面にアクセスできるパソコンと接続することで、来場管理を行うことが可能となります。詳しくは、お気軽にご相談ください。

    他の予約サービスを利用しているとアカウントは共有されてしまいますか？

    個人情報を登録しないと先に進めないという形式ではなく、1予約毎に完結型で予約を実行するため、個人様のアカウントを生成せずにご利用いただく形式となっております。他の施設やサイトでアカウントを開設してしまったために、その際のアカウントを思い出したり、リマインダーでID/Passwordを確認したり、別途アカウントを用意するなど、お手続きが面倒になることはございません。

    予約情報にスタッフをアサインさせることは可能ですか？

    対応可能です。カスタマイズは必要になりますが、予約に対して管理画面から担当スタッフ情報を登録することは可能です。アサインするための登録方法は幾つかございますので、お気軽にお問い合わせください。

    海外の来場者（インバウンド）にも対応できますか？

    インバウンドの来場者にも対応可能です。予約フォームのラベル名を英語表記にすることも可能ですが、国内と海外からのお客様の割合により対応方法の選択肢もわかれると思いますので、詳しくはお気軽にお問合せください。

    月額料金は、どの様に決定しますか？

    月間または年間の予約件数のボリュームならびに導入する予約管理システム数に応じて決定します。詳しくは、お気軽にお問合せください。

    期間限定で利用することはできますか？

    団体予約管理システムのご利用は、原則1年単位でのご契約をお願いしておりますが、期間限定でもご利用いただけます。内容に応じて別途お見積をご案内しますので、お気軽にお問合せください。

    「予約者リスト」と「予約カレンダー」の違いは何ですか？

    「予約者リスト」では予約情報を月単位や日単位などのリスト形式で確認ができます。「予約カレンダー」では月単位のカレンダー形式で予約状況を確認することができ、予約を管理する上でたいへん便利な機能です。詳しくはお気軽にお問合せください。

    押印が必要な書面があります。ファイルアップロード機能を追加すればシステムで対応できますか？

    予約者からは受付メール内のリンクよりファイルをアップロードしていただき、管理者は管理画面のダウンロードリストからファイルを受領いただくことが可能です。詳しくはお気軽にお問合せください。

    ご利用までの流れ

    • STEP01

      資料請求
      お問い合わせ

      まずはフォームやお電話からお気軽にご相談ください。

    • STEP02

      ヒアリング
      ご提案

      担当者よりご連絡、お客様のご要望にあったご提案を行います。

    • STEP03

      システム要件
      ご契約

      システム要件やスケジュール等を決定の上、ご契約手続きを行います。

    • STEP04

      カスタマイズ
      ご利用開始

      要件に沿ってカスタマイズや調整を行い、問題なければご利用開始。

    最短で2週間程度から利用可能

    ご利用時の料金

    運用期間やカスタマイズ内容によりさまざまな料金プランをご提案させていただきます。
    イージーオーダー型ASPサービスとなりますので、ご計画やご予算などお気軽にご相談ください。

    CO3MICEコネクトファミリーの
    便利なサービスラインナップ

    • 各種MICEコネクト
      サービスのご紹介

      カスタマイズ可能なASPサービス
      簡単・スピーディーしかも低価格

      安定したサービス提供で20年以上の経験
      延べ10,000件以上の講演会など
      既に多くのイベントでご利用いただいております！

      サービス一覧ページはこちらから

    • イベント管理システム プラットフォーム

      全国規模から小規模開催まで対応
      事務局運営業務の負担を軽減

      ✓全国規模の組織管理を行いながら参加者登録
      ✓当日の来場者受付管理までワンストップ
      ✓様々な企業イベント・社内イベントに対応
      ✓リアル、オンライン、ハイブリッド開催に対応

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    • 年間運用型講演会＆セミナー管理システム

      数百～数千回以上の開催を管理
      データを一元管理しながら情報共有

      ✓全国規模からエリア開催、小規模開催にも対応
      ✓ハイブリッド対応の集客管理と参加者管理
      ✓全国各地域の登録状況を組織別に管理
      ✓ご案内状やチラシ等の媒体と連動した参加者登録

      サービス紹介ページ只今準備中

    • 来場者受付管理システム

      来場、退場をリアルタイムに管理
      受付業務にかかる負担を大幅に軽減

      ✓受付状態は管理画面にてリアルタイムに集計
      ✓市販のバーコードやQRコードリーダーが利用可能
      ✓他システムで登録された参加者データの活用も可能
      ✓カスタマイズにも柔軟に対応

      サービス紹介ページ只今準備中

    • 時間制予約管理システム

      各種施設の来訪予約と受付管理
      コスト削減しながら簡単導入

      ✓人数制限や公開/締切日時などの細かい設定が可能
      ✓予約と連動したQRコードで来場者受付管理が可能
      ✓時間枠の表示はテキストで自由に入力が可能
      ✓ カスタマイズも柔軟に対応

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    • 進行・進捗管理システム

      全国開催のイベントや試験会場など
      準備や当日アクションのタスク管理

      ✓ 全国各地で同時開催される業務の進捗を可視化
      ✓ 進捗状態や進行具合はデータベースで一元管理
      ✓ 作業や業務の確認と完了報告はスマホから簡単操作
      ✓ 全体・地域・会場毎の進捗状況もスピーディに確認
      ✓ スマホアプリのインストールは不要

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    • 検定試験申込受付管理システム

      各種検定試験や資格講習会など
      受験者・受講者を一元管理

      ✓ 申込受付フォームの作成から合格発表まで一括対応
      ✓ 受験票や合格通知のダウンロードも可能
      ✓ システム化による担当者の負担を軽減
      ✓ ミスのない効率的な運営を実現
      ✓ カスタマイズも柔軟に対応

      サービス紹介ページ只今準備中

    • 団体予約管理システム

      申込票のペーパーレス化
      団体受付業務の負担軽減と共有化

      ✓従来の申込票をオンライン化（カスタマイズ可能）
      ✓予約に併せてオプショナル申込なども柔軟に対応
      ✓申込情報の一元管理による業務環境の改善
      ✓予約状況の共有化による業務効率の向上

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    • 時間制来館者システム

      文化施設やスポーツ施設などに対応
      スマホ世代に合わせた簡単操作

      ✓ユーザビリティを向上させながら効率的な運用
      ✓市販されているQRコードリーダーの利用が可能
      ✓人数制限や予約開始/締切日時などの設定が可能
      ✓簡易アンケートでマーケティングデータの収集が可能

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    • 介護施設向け面会予約システム

      面会予約と来訪受付に特化
      どなたでも操作可能なシンプル設計

      ✓QRコード対応で当日受付の業務負担を軽減
      ✓システム導入まで短期間で導入
      ✓利用者にも管理者にもやさしい簡単操作
      ✓単独から複数拠点の施設様まで様々なケースに対応
      ✓ 施設見学などのカスタマイズにも対応

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    • 申請受付・受理採択管理システム

      官公庁の補助金申請などを電子化
      受付・採否・報告業務の円滑化

      ✓入力フォームとファイルアップロードに対応した申請受付
      ✓申請書受理から採択管理、実施管理などの状態管理
      ✓申請側ユーザビリティ向上と管理業務の効率化と改善
      ✓事業年度ごとの過度なシステム改修を回避

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