各種資格試験、大学入試などの試験会場運営
～全国規模の開催にも対応～
ＭICEコネクト「試験タスク管理システム」
本サービスは、主催者様はじめ運営事務局様や現場スタッフ様より「試験運営を管理するシーンにおいては汎用のアプリやグループウェアでは限界を感じている」との声からうまれた、全国規模の資格試験や大学入試などの試験開催準備から実施・各会場運営における業務の進行を管理・共有するための試験運営業務に特化した専用サービスです。
そのため、試験会場が全国に複数存在し且つ大勢の会場スタッフで同時進行が求められている業務タスクや進行に合わせた形でシステム化することが可能であり、各会場での準備段階から当日実施状況の全体を俯瞰しながら各会場内の状況をリアルタイムで見える化が可能です。
各会場、各教室単位などの業務タスクはWebシステム上で一元管理できるため、きめ細かく均一的な進行を試験本部で管理することが可能となり、また教室スタッフ様の実施手順の再確認等も同時に行えます。さらに、タスク完了報告の集約のみならず、資料や報告書などの受け渡しはファイルを共有しながら電子化を行うことが可能であり、運営業務のコミュニケーションを最適化しながら効率化と併せた人員配置やコストダウンにも有効です。
○試験タスク管理システム
資格試験や大学入試の準備・当日の進行管理やタスク管理にフォーカスしたクラウドサービスです。試験本部は、全体を俯瞰しながら一元管理できるので全国の試験会場の同時進行をサポートします。
・試験会場および教室単位までの進行状況を見える化
・全国各地で同時開催する資格試験や大学入試等に最適
・スタッフのスキルに関わらず進行手順の平準化
<< 試験タスク管理システムの運用イメージ >>
- 進行マニュアルを予め細分化してシステムへセットしておくことで、スマートフォンやパソコンからスタッフ毎の担当業務やタイムスケジュールを確認でき、業務単位の完了報告も画面のボタンを押下するだけのカンタン操作です。
- 試験本部は、管理画面から試験会場内の教室単位の進行状況の全体を一目で確認する事ができます。その他にも「お知らせ機能」や「ファイル共有機能」も標準装備しているので、急な文書変更や報告書などの受渡しなどにも対応しています。
<< 試験タスク管理システムの主な特徴 >>
全国規模の試験会場に対応
- 試験会場や教室などは複数登録が可能であり、関連図けられるタスクも柔軟に登録ができるため、全国に試験会場をもつ大規模試験でも、単独の試験会場内の全教室の進行をサポートしながら効率的な進行管理ができます。
ユーザーアカウントは4階層
- 本部管理者＞エリア管理者＞試験会場管理者＞各教室スタッフの4階層により、ユーザーアカウントを自由に登録できます。本部管理者は全ての情報へ、エリア管理者と試験会場管理者は管内全ての情報へ、各教室スタッフは担当業務の情報へそれぞれアクセスが可能です。また階層に応じて使用できる機能制限が加わり、情報などが整理されますのでコミュニケーションの最適化が行えます。
進行タスクは時系列に設定が可能
- 各教室単位でタスクを時系列に設定する事ができるので、担当するスタッフの業務行程における人為的な進行ミスの防止に有効です。併せてタスク毎に説明文や注意事項などをマニュアル感覚で登録できます。
スマートフォンでカンタン操作
- 各教室スタッフは、スマートフォンをはじめタブレットやパソコンから担当するタスクのみ確認しながら完了報告がカンタンに行えます。WEBサービスなので面倒なアプリのインストールや更新は不要です。
管内の進行状況を一目でチェック
- 各管理者は、管理画面から管内の進行状況を一目で確認する事ができます。管理画面は、ドリルダウン方式で情報展開する為、同時進行が求められる試験会場において完了や未完了がどこで発生しているかの把握をスピーディーに確認できます。
お知らせやファイル共有
- 試験本部から試験会場へお知らせ情報などをシステム内で設定することができます。また、ファイル共有機能を使って本部と試験会場間で資料や報告書のやり取りをすることも可能です。
<< 試験タスク管理システムの主な機能 >>
タスクレポート集計機能
進行タスク別に管理エリア、試験会場、教室の完了状況などを一目でチェックできます。完了数値をクリックするとドリルダウン形式で対象教室まで確認することが可能です。
代行レポート機能
各管理者は管内のスタッフページへアクセスすることが可能です。状況に応じて管理者が代行して完了報告することも可能です。
お知らせ機能
本部管理者から一斉にお知らせを通知することができます。通知対象はエリア管理者／試験会場管理者／各教室スタッフから任意に選択できるだけでなく、通知の公開時刻も設定できます。
ファイル共有機能
本部管理者、エリア管理者、試験会場管理者はそれぞれ必要に応じて資料や報告書ファイルなどをアップロードやダウンロードすることで共有することができます。リスト画面で対象を絞り込むことで必要な提出物のチェックも簡単におこなえます。
タスク説明機能
タスクごとに業務説明テキスト（マニュアル）を登録することも可能です。各教室スタッフは自分が担当するタスクの説明や注意などがスピーディーに確認できるため、スムーズな進行にお役立ていただけます。
教室カテゴリ登録機能
用途に応じて教室カテゴリの設定ができます。試験用の教室をはじめ、特別対応の教室や各試験会場における事務局用の教室など運営スタイルにあわせて自由に登録できます。
<< 試験タスク管理システムの運用イメージ >>
- 進行マニュアルを予め細分化してシステムへセットしておくことで、スマートフォンやパソコンからスタッフ毎の担当業務やタイムスケジュールを確認でき、業務単位の完了報告も画面のボタンを押下するだけのカンタン操作です。
- 試験本部は、管理画面から試験会場内の教室単位の進行状況の全体を一目で確認する事ができます。その他にも「お知らせ機能」や「ファイル共有機能」も標準装備しているので、急な文書変更や報告書などの受渡しなどにも対応しています。
<< よくあるお問合せ >>
Q：1日単位からでも利用可能でしょうか？
A：はい、可能です。試験当日の1日単位からご利用が可能です。
Q：複数日に分かれている試験でも利用可能ですか？
A：はい、可能です。ご契約期間内に複数回開催される試験それぞれでご利用が可能です。
Q：試験開催の準備段階から利用することは可能ですか？
A：試験会場の準備から当日までの数日間ないし数か月間に渡りご利用が可能です。
Q：このシステムに受験者の当日受付などの機能を追加することは可能ですか？
A：。QRコードを活用した受付機能の追加カスタマイズが可能です。
Q：スタッフの端末が故障または充電切れになった場合はどうすれば良いですか？
A：会場責任者による代理報告もしくは別の端末からログインすれば利用が可能です。
Q：料金はどの様に決定するのでしょうか？
A：ご利用期間やユーザー数などをお伺いし、お見積させていただきます。
<< カスタマイズにも柔軟に対応 >>
仕様にない機能なども柔軟にカスタマイズを加えることも可能です。簡単なデモンストレーションをオンライン形式でご覧いただけますので、まずはお気軽にお問合せください。
詳しくは、以下サービス紹介ページを参照ください
・全国開催イベントなどのタスクを管理
「進行・進捗管理システム」サービスページをご覧ください