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年間の講演会・セミナー運営をまとめて見える化・効率化

年間運用型講演会＆セミナー管理システム

年間の開催情報を一元管理
多様な開催形式をまとめて管理し運営を円滑化
組織構造に合わせた柔軟な管理

年間を通して複数の講演会やセミナーを運営する際に発生する、参加登録・受付管理・開催状況の把握・資料配布などの事務局業務を一括で効率化するシステムです。
製品や組織、区分ごとのイベント開催状況や参加状況をサマリーで管理・データ化できるため、年間運用の実績を「見える化」し、次年度以降の企画・運営に活かすことができます。
リアル開催・オンライン開催・ハイブリッド開催に対応し、主管組織や参加可能な組織を限定した設定も可能です。

年間運用型講演会＆セミナー管理システムでは
年間を通して複数開催される講演会・セミナー運営が
スムーズになり、受付から報告までを一元化できます。

講演会やセミナー管理でこんなお悩みありませんか？

  • 年間の講演会・セミナーの開催状況を把握したい

  • 組織や製品・区分別に開催状況を整理したい

  • システムを利用できる人や組織を限定したい

  • オンライン/リアル開催がそれぞれ別システムで面倒

  • 参加者リストの更新が煩雑

  • 受付・来場状況の管理がExcelや手作業に依存している

年間運用型講演会＆セミナー管理システムを利用すると

・製品・組織別の開催状況を一元管理
・主管・参加可能組織を限定した運用が可能
・ファイル添付・配信・各種連携に柔軟対応

年間を通して実施される講演会・セミナーの開催状況や参加状況を、製品・組織・区分ごとに一元管理できるため、年間運用の実績を「見える化」し、次年度の企画や営業活動に活かせる運営基盤を構築できます。 さらに、主管組織や参加可能な組織を限定した設定が可能で、社内の組織構造や担当領域に合わせた運用ルールを柔軟に適用できます。
講演会情報に紐づく資料ファイルの添付、オンライン配信タグの設置、一斉メール送信、Zoom Webinar連携、Veeva CRMとの連携などにも対応し、年間運用に必要な機能を包括的にサポートします。

サービスポイント

  • イベントリスト

    イベント名や開催日・開催期間、主催種別などで絞ってリスト出力することが可能です

  • 参加者リスト

    参加者名や参加状態・参加種別などを絞ってリスト出力することが可能です

  • 参加者登録フォーム

    参加申込フォーム内の入力形式やテキスト情報はカスタマイズ可能です

  • 集計画面

    参加状況や手配状況、開催日当日なら受付状況などがリアルタイムで確認可能です

  • 視聴画面接続ページ

    視聴ページURLへ遷移する前にログを取得するためのページとなります。

    利用シーンに応じた2つの登録スタイル

    イベントの運用形態によって、参加者の登録方法は大きく変わります。 参加者自身が申込用URLやQRコードから申し込む方式と、企業担当者が顧客を代理登録する方式の2つを用意し、参加者主導の登録から顧客管理を伴う運営まで幅広く対応できます。

    1．参加者自身が登録して利用するパターン

    担当者が参加申込用URLやQRコードを配布し、参加者が自ら申込フォームへアクセスして必要情報を入力する一般的な登録方式です。入力内容はシステムに仮登録として反映され、参加者情報・申込内容・来場状況を事務局がリアルタイムで確認できます。メールや案内文書からスムーズに誘導できるため、運営側の負荷を抑えながら登録を受け付けることができます。

    2．企業の担当者が自社の顧客を代理登録するパターン

    企業の担当者が、自身の顧客（取引先・会員・医師など）を代理で登録し、顧客管理ツールとして活用する方式です。顧客属性や担当区分を紐づけたうえで参加状況を管理でき、営業活動やフォローアップに活かせます。
    他社CRMとの連携実績もあるため、既にご利用されている顧客管理ツールとの連動も視野に入れた設計が可能です。

    年間運用型講演会＆セミナー管理システムの特徴

    • 年間の講演会・セミナーをまとめて管理

      年間を通して多数開催される講演会やセミナーの情報を一元管理し、開催状況や参加状況を継続的に蓄積して運営改善や次年度計画に活かせます。

    • リアル・オンラインを統合して運用可能

      リアル・オンライン・ハイブリッドの各開催形式に対応し、形式が変わっても同じ運用フローで統合的に管理できる仕組みを備えています。

    • 主管組織や参加可能組織を柔軟に制御

      主管組織の設定や、閲覧・参加登録可能な組織の制御が可能で、社内の組織構造や担当領域に合わせた柔軟な運用ルールを適用できます。

    • 製品・組織・区分別の開催状況を管理

      製品・組織・区分ごとに開催状況や参加状況を整理でき、領域別の活動量や成果をデータとして把握し、年間運用の分析や改善に役立てられます。

    • 来場受付や視聴ページログをリアルタイムに集計

      来場受付やオンライン視聴のログを自動で記録し、参加状況を正確に把握できます。年間の実績分析やフォローアップにも活用できる仕組みです。

    • 他ツール連携や機能拡張にも柔軟対応

      他ツールとの連携や機能拡張に柔軟に対応し、運用要件に合わせたカスタマイズを行える高い拡張性を備えています。

    その他便利な機能
    • 受付期間管理

      イベント情報と合わせて受付期間やリストに表示される期間を限定する事が可能です。

    • アップロード機能

      イベント情報と合わせて必要なファイルを添付してアップロードする事が可能です。

    • インポート機能

      検索/登録対象となる参加者/担当者等を事前にインポートする事が可能です。

    • 検索登録機能

      事前インポートされた参加者名や担当者名を検索して登録する事が可能です。

    • データ出力機能

      登録されたデータをCSVやエクセル形式にてダウンロードする事が可能です。

    • 一斉送信機能

      参加者リストにて抽出されたユーザーへメールを一斉送信する事が可能です。（※オプション）

    • Zoom連携機能

      ウェビナーIDやウェビナー参加登録との連動、視聴者データの取込などが可能です。（※オプション）

    スポット運用（短期）という選択肢もあります

    年間を通して講演会やセミナーを継続的に運営する場合は「年間運用型講演会＆セミナー管理システム」が最適ですが、単発イベントや開催ごとにフォームなどの構成を変えながら運用したい場合は「イベント管理システムプラットフォーム」をご提案いたします。
    イベントごとに柔軟に構成でき、受付・参加登録・宿泊や交通の手配受付・来場分析までをワンストップで管理できるため、「年間運用ほどの継続性はないが、イベント運営を効率化したい」という場合には、こちらのプラットフォームもぜひご検討ください。

    サービス比較

    項目 年間運用型講演会＆セミナー管理システム イベント管理システムプラットフォーム（スポット利用）
    主な用途 年間で多数開催される講演会・セミナーの一元管理 単発イベント・説明会・展示会の個別運営
    主な利用者 主催者・担当者・運営会社など 主催者・担当者・参加者・運営会社・旅行代理店など
    開催形式 リアル・オンライン・ハイブリッド 同左
    強み 年間の大量イベントを統合管理し、情報を標準化できる イベントごとの要件に合わせて細かな調整や柔軟なカスタマイズが可能
    適用例 毎週・毎月開催する講演会・セミナー・定期研修会など 年1回の大型イベント（展示会・説明会・社内イベントなど）
    費用体系 年間予算に基づき月毎に精算 イベント毎に都度精算、一括清算

    イベント管理システムプラットフォームについて詳しくはこちら

    大手製薬会社様でのご活用シーン

    • 年間通して開催されるリアル/オンライン講演会とその参加者の管理
    • 本社・支店開催それぞれのフローを統一してシステム利用費、保守費の削減
    • 参加する先生の宿泊先、交通手配の情報を旅行代理店などと共有
    • 参加データを自社システムに取り込み連携

    弊社グループ会社からの依頼により、製薬会社様が主催する講演会の管理に弊社システムをご利用いただきました。 年間数千回開催されるリアル/オンライン講演会は本社開催と支店開催で配信ベンダーやシステム、フローが異なるため、それぞれ別々のシステムで管理しておられましたが弊社システムをご利用いただくことで本社・支店のフローと情報の統一が実現できました。

    ※写真はイメージとなります。


    ご利用前の気になるポイント（FAQ）

    リアル開催、オンライン開催、ハイブリッド開催とはなんですか？

    一般的に、会場へ訪れて参加するイベントをリアル開催、ZoomなどのWEB会議用のツールを使ってイベントに参加するイベントをオンライン開催、リアルとオンライン参加の両者が同時に参加できるイベントをハイブリッド開催と呼ばれています。

    イベントに対してどのような管理が出来ますか？

    イベント名や開催日時、開催場所といった基本的な情報のほか、参加受付期間やリストへの表示期間、各手配（宿泊・交通等）の有無と利用する代理店などが管理できます。 また、組織や種別などのグループをマスター管理する事で参加登録・閲覧可能なグループを限定してご利用いただくことが可能です。（例：東京支社の方のみ登録可能、大阪地域にお住まいの方のみ利用可能）

    参加者登録について教えてください

    参加登録は、参加者本人が登録するパターンと担当社員などが代理で登録するパターンがあり、いずれの場合も登録が完了すると参加者に登録完了メールが送信されます。 参加形態（リアル/オンライン）によって開催場所や視聴URLが記載されたメールをご案内します。

    参加者直接登録について教えてください

    運営側より参加登録用のURLまたはQRコードが送付され、そこから参加者は新規登録を行います。 その時点ではいったん仮登録としておき、運営側や担当者様側で正規の申込者か確認ののち本登録とする、といった運用も可能です。

    参加者代理登録について教えてください

    イベントリストから管理者や担当者が代理で参加者登録する事が可能です。 誰でも自由に申込できないクローズドなイベントの場合や、参加される方が予め決まっていて直接申込いただく必要がない（手間をかけさせたくない）場合などに利用します。

    来場の場合とオンライン視聴の場合それぞれの受付方法を教えてください

    （来場の場合）来場が確認されたら、システム上から該当参加者の「来場」ボタンを押下する事で来場チェックは完了です。 （オンライン視聴の場合）参加者が視聴URL接続ページへアクセスいただいた際のアクセスログを取得し来場チェックが完了します。 いずれも参加状況がリアルタイムに集計されます。

    参加者へリマインドメールなど一斉送信は可能ですか？

    可能（オプション）です。 該当の送信者を抽出して送信したり、特定の文章を差し込んだうえでの送信ができます。 送信エラーのチェックや送信リストをCSV形式で出力する事も可能です。

    ZOOMと連携することは可能ですか？

    一定レベル（ウェビナー設定連携/JoinURL取得/視聴ログからの視聴・参加者マージ処理等）での連携は可能です。（※オプション機能） ただ、Zoomライセンスのグレードによって使用できるAPIが異なり、API自体も頻繁に仕様が変更されますので、その時点での仕様を諸々調査・確認のうえのご提供となります。

    管理画面について教えてください

    管理者権限でログインするとその権限に該当したイベントリストが表示され、イベント情報の閲覧・修正、参加者数や受付状況がサマリーで確認できます。 また、マスター管理者はログインアカウントの発行や権限設定、社員・顧客などのマスタ管理、組織管理といった様々な管理が可能です。

    アカウントの権限について教えてください

    管理者アカウントは全閲覧、編集、マスタ設定が可能なフル権限のほか、閲覧のみ可能、特定の所属のみ閲覧可能など、イベントにおける役割や操作範囲によって制限を設けたアカウントの作成が可能です。

    ご利用までの流れ

    • STEP01

      資料請求
      お問い合わせ

      まずはフォームやお電話からお気軽にご相談ください。

    • STEP02

      ヒアリング
      ご提案

      担当者よりご連絡、お客様のご要望にあったご提案を行います。

    • STEP03

      システム要件
      ご契約

      システム要件やスケジュール等を決定の上、ご契約手続きを行います。

    • STEP04

      カスタマイズ
      ご利用開始

      要件に沿ってカスタマイズや調整を行い、問題なければご利用開始。

    最短で2週間程度から利用可能

    ご利用時の料金

    運用期間やカスタマイズ内容によりさまざまな料金プランをご提案させていただきます。
    イージーオーダー型ASPサービスとなりますので、ご計画やご予算などお気軽にご相談ください。

    CO3MICEコネクトファミリーの
    便利なサービスラインナップ

    • 各種MICEコネクト
      サービスのご紹介

      カスタマイズ可能なASPサービス
      簡単・スピーディーしかも低価格

      安定したサービス提供で20年以上の経験
      延べ10,000件以上の講演会など
      既に多くのイベントでご利用いただいております！

      サービス一覧ページはこちらから

    • イベント管理システム プラットフォーム

      全国規模から小規模開催まで対応
      事務局運営業務の負担を軽減

      ✓全国規模の組織管理を行いながら参加者登録
      ✓当日の来場者受付管理までワンストップ
      ✓様々な企業イベント・社内イベントに対応
      ✓リアル、オンライン、ハイブリッド開催に対応

      サービス紹介ページはこちらから

    • 年間運用型講演会＆セミナー管理システム

      数百～数千回以上の開催を管理
      データを一元管理しながら情報共有

      ✓全国規模からエリア開催、小規模開催にも対応
      ✓ハイブリッド対応の集客管理と参加者管理
      ✓全国各地域の登録状況を組織別に管理
      ✓ご案内状やチラシ等の媒体と連動した参加者登録

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    • 来場者受付管理システム

      来場、退場をリアルタイムに管理
      受付業務にかかる負担を大幅に軽減

      ✓受付状態は管理画面にてリアルタイムに集計
      ✓市販のバーコードやQRコードリーダーが利用可能
      ✓他システムで登録された参加者データの活用も可能
      ✓カスタマイズにも柔軟に対応

      サービス紹介ページ只今準備中

    • 時間制予約管理システム

      各種施設の来訪予約と受付管理
      コスト削減しながら簡単導入

      ✓人数制限や公開/締切日時などの細かい設定が可能
      ✓予約と連動したQRコードで来場者受付管理が可能
      ✓時間枠の表示はテキストで自由に入力が可能
      ✓ カスタマイズも柔軟に対応

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    • 進行・進捗管理システム

      全国開催のイベントや試験会場など
      準備や当日アクションのタスク管理

      ✓ 全国各地で同時開催される業務の進捗を可視化
      ✓ 進捗状態や進行具合はデータベースで一元管理
      ✓ 作業や業務の確認と完了報告はスマホから簡単操作
      ✓ 全体・地域・会場毎の進捗状況もスピーディに確認
      ✓ スマホアプリのインストールは不要

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    • 検定試験申込受付管理システム

      各種検定試験や資格講習会など
      受験者・受講者を一元管理

      ✓ 申込受付フォームの作成から合格発表まで一括対応
      ✓ 受験票や合格通知のダウンロードも可能
      ✓ システム化による担当者の負担を軽減
      ✓ ミスのない効率的な運営を実現
      ✓ カスタマイズも柔軟に対応

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    • 団体予約管理システム

      申込票のペーパーレス化
      団体受付業務の負担軽減と共有化

      ✓従来の申込票をオンライン化（カスタマイズ可能）
      ✓予約に併せてオプショナル申込なども柔軟に対応
      ✓申込情報の一元管理による業務環境の改善
      ✓予約状況の共有化による業務効率の向上

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    • 時間制来館者システム

      文化施設やスポーツ施設などに対応
      スマホ世代に合わせた簡単操作

      ✓ユーザビリティを向上させながら効率的な運用
      ✓市販されているQRコードリーダーの利用が可能
      ✓人数制限や予約開始/締切日時などの設定が可能
      ✓簡易アンケートでマーケティングデータの収集が可能

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    • 介護施設向け面会予約システム

      面会予約と来訪受付に特化
      どなたでも操作可能なシンプル設計

      ✓QRコード対応で当日受付の業務負担を軽減
      ✓システム導入まで短期間で導入
      ✓利用者にも管理者にもやさしい簡単操作
      ✓単独から複数拠点の施設様まで様々なケースに対応
      ✓ 施設見学などのカスタマイズにも対応

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    • 申請受付・受理採択管理システム

      官公庁の補助金申請などを電子化
      受付・採否・報告業務の円滑化

      ✓入力フォームとファイルアップロードに対応した申請受付
      ✓申請書受理から採択管理、実施管理などの状態管理
      ✓申請側ユーザビリティ向上と管理業務の効率化と改善
      ✓事業年度ごとの過度なシステム改修を回避

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